PMO 究竟是個什麼玩意(三)

上一期說到建立 PMO 的初衷,到此為止我們都沒提過 PMO 到底應該幹什麼,能幹什麼,這是這個系列的最後一篇,我們就來探討一下這個問題。


早在2013年,PMI著名的職業脈搏調查就發佈了叫做《PMO框架》的報告


通過調查,普遍認知的PMO框架如圖:


而工作領域,也就是工作事項,也在調查中有了普遍認知如下:


然而在8年之後的今天,PMBOK第七版中,對PMO的描述我們前文也提到過,另外PMI還指出,一個優秀的PMO,應該有三種關鍵能力:


培養以交付和成果為導向的能力


這個能力的文字表述並沒有經過任何加工和轉義,可見這是一個很抽象的東西,說白了是啥意思呢,其實意思就是怎麼能想方設法的讓項目成功,要規範和管理的對象包括內部和外部的所有干係人。不止這些,還要持續的讓效率和質量都有所提升。



保持大局觀

說起來這是一個特別高大上的能力,但是針對於PMO這個職能來說,我們的關注點是什麼?應該不是當前這個項目應該怎麼做。應該是項目的目標如何完成組織的戰略目標,最大化項目成果對組織的貢獻。


持續改進、知識轉移和變革管理

就像PMI對PMO的定義一樣,PMO最重要的是讓我們做過的事有價值,也就是說讓企業、組織、團隊甚至個人越來越好,保持一定的活力,才能在激烈競爭的環境下生存下來。更重要的是這些活動反哺了戰略和商務目標,並且改進了未來項目的交付。


其實凡是都有個發展,有個差異,基於現有的國內環境和企業情況,從切合實際和結合先進經驗的的角度來說,當今我們如果想要建立PMO能幹或者說能幹好的事也就是這麼幾件事:


過程改進


過程改進作為 PMO 的常態化專門化的配置,就是基於組織現狀面向未來態的轉化過程,旨在提升組織及項目的運營標準和運行效率。在傳統企業中特別是軟件企業中,通常我們用 EPG 來推動過程改進,但是這對於一個虛擬的 EPG 組織來說,週期會比較長效率不高。然而對於PMO來說相對就會比較敏捷。因為 PMO 每天都在跟項目組打交道,會有統一的過程改進需求來源。另外,基於 PMO 的專業程度,過程改進的方法,至少也會在一定範圍內統一協調,便於決策。


流程支持


其實打多數的組織依賴與 PMO 的另外一個重要的原因是組織內部的流程和制度還沒有完全成熟,所以,就需要 PMO 組織給予標準化流程,使獨特的項目基於標準流程高效生產高質量成果。同時基於知識轉移的目的,PMO 去完成流程支持的活動會在一個統一的框架下做全域的培訓、跟蹤和改進。


人才發展


越來越多的組織開始眾人組織內的人才發展,所以培養組織內人的項目管理能力,發展和促進項目管理專業化和規模化也是 PMO 的一個關鍵職能。在這個職能基礎上,組織的項目管理能力才能得以發展和延續。也是企業能夠發展和戰略價值交付的基礎。這依賴於 PMO 對於項目管理的專業能力,以及對企業戰略和發展的理解,更重要的是 PMO 能夠覆蓋和鳥瞰全組織的人力發展情況。


績效和審計


PMO 可以對項目運行情況做出評價,評價的意義不在於好與壞,評價的意義更多的是為找到項目過程中的短板,從而給組織改進提供有效支持。獨立審計項目的規範性以便於提供一些決策支持。PMO 的視角與一般的項目組是不同的,作為獨立第三方,PMO 也有這樣的條件。


戰略拆解


我想大多數的 PMO 團隊的工作基礎都是企業戰略,而拆解戰略就是一個比較高級的職能。通常一般的 PMO 團隊會根據戰略情況對企業中的項目選擇和資源平衡做一些決策。由 PMO 去拆解戰略的意義在於,可以通過對團隊和組織過程的瞭解拆解出最合理承載項目和項目集。當然了這對人的要求也是相當高的。


PMO 要或者可以幹這麼多的事情,那麼都是什麼樣的,或者具備什麼素質的人能夠參與到 PMO 的建設和工作中呢,我們下一期再聊。


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